Makalah Sistem Manajerial dan Organisasi di perusahaan

Tugas Etika Profesi Makalah System Manajerial dan Organisasi di Perusahaan

                                                                             

Nama    : Fajar Prihatmoko

NPM     : 2234148 72

Kelas     : 4ic02

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI.................................................................................................................................. 1

BAB I PENDAHULUAN.............................................................................................................. 2

BAB II PEMBAHASAN............................................................................................................... 4

A. Sistem......................................................................................................................................... 4

B. Data dan Informasi..................................................................................................................... 7

C. Manajemen................................................................................................................................ 10

D. Sistem Informasi Manajemen................................................................................................... 10

E. Pengolahan Komputer............................................................................................................... 12

F. Sistem Informasi Manajemen Di Mata User............................................................................. 13

G. Pokok-Pokok Sistem Informasi Manajemen............................................................................ 15

H. Pengambilan Keputusan........................................................................................................... 15

BAB III PENUTUP...................................................................................................................... 17

DAFTAR PUSTAKA................................................................................................................... 19

1

BAB I

PENDAHULUAN

Perkembangan organisasi yang semakin kompleks dan tuntutan untuk selalu melakukan adaptasi terhadap lingkungan organisasi, mengakibatkan proses pengambilan keputusan dan manajemen juga berkembang. Proses tersebut berkaitan dengan informasi yang merupakan hal penting dan berharga dalam sebuah organisasi dewasa ini, karena informasi yang akurat dan cepat dapat sangat membantu tumbuh kembangnya sebuah organisasi. Maka dari itu, pengelolaan informasi dipandang penting demi kelancaran sebuah pekerjaan dan untuk menganalisis perkembangan dari pekerjaan itu sendiri. Hal tersebut menuntut pembelajaran Sistem Informasi Manajemen dalam menciptakan, mendistribusikan dan memanfaatkan informasi guna mendukung kegiatan manajemen, khususnya pembuatan keputusan dalam kebijakan publik.

Namun, sanyanya banyak organisasi yang ingin membangun Sistem Informasi Manajemennya sendiri, dan telah menyediakan dana yang cukup, tetapi ternyata usaha tersebut sering kali gagal. Penyebabnya antara lain adalah struktur organisasi yang kurang wajar, rencana organisasi yang belum memadai, sumber daya manusia yang tidak memadai, dan yang terpenting adalah kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh pihak yang terlibat.

Sebelum membahas bagaimana Sistem Informasi Manajemen lebih lanjut, berikut ini akan diberikan definisi ringkas dari Sistem Informasi Manajemen yaitu: “serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional mampu menstransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer” (Ismail, 2013).

Dari definisi tersebut ada beberapa poin yang perlu diuraikan lebih lanjut:

a)      Sistem Informasi Manajemen memiliki sub-sitem informasi. Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian sub-sistem, dimana sub-sistem tersebut mendukung tercapainya sasaran Sistem Informasi Manajemen.

2

b)      Sistem Informasi Manajemen adalah menyeluruh. Sebuah Sistem Informasi Manajemen mencakup sistem informasi formal maupun informal baik yang manual maupun berkomputer. Komponen yang terpenting dalam Sistem Informasi Manajemen adalah manajer yang pikirannya akan memproses dan menyebarkan informasi secara berinteraksi dengan elemen-elemen lain dari Sistem Informasi Manajemen.

c)      Sistem Informasi Manajemen adalah terkoordinasi. Sistem Informasi Manajemen dikoordinasikan secara terpusat untuk menjamamin bahwa data yang diproses dapat dioperasikan secara terencana dan terkoordinasi. Semuanya untuk menjamin bahwa informasi melewati dan menuju sub-sistem yang diperlukan, serta menjamin bahwa sistem informasi bekerja secara efisien.

d)     Sistem Informasi Manajemen terintegrasi secara rasional. Sub-sistem dalam Sistem Informasi Manajemen adalah terintegrasi (terpadu) sehingga kegiatan dari masing-masing saling berkaitaan satu dengan yang lainnya, integrasi ini dilakukan terutama dengan melewatkan data diantara sub-sistem tersebut.

e)      Sistem Informasi Manajemen mentransformasikan data ke dalam informasi. Apabila data diolah dan berguna bagi manajer untuk tujuan tertentu, maka ia akan menjadi informasi.

f)       Sistem Informasi Manajemen meningkatkan produktivitas. Sistem Informasi Manajemen dengan berbagai cara mampu meningkatkan produktivitas, antara lain dengan kemampuan melaksanakan tugas rutin seperti, penyajian dokumen dengan efisien, mampu memberikan layanan bagi organisasi intern dan ekstern, serta mampu meningkatkan kemampuan manajer untuk mengatasi masalah-masalah yang tidak terduga.

g)      Sistem Informasi Manajemen sesuai dengan gaya manajer. Sistem Informasi Manajemen dikembangkan lewat pengenalan atas sifat dan gaya manajerial dari personil yang akan menggunakannya. Para perancang sistem apabila akan mengembangkan Sistem Informasi Manajemen hendaknya mempertimbangkan faktor manusiawi dengan cermat. Apabila tidak demikian, maka sistem yang dihasilkan tidak efektif.

Secara teoritis, komputer bukanlah persyaratan mutlak bagi sebuah Sistem Informasi Manajemen, namun dalam prakteknya Sistem Informasi Manajemen yang baik tidak akan berjalan lancar tanpa bantuan kemampuan sebuah komputer. Maka pemnafaatan sistem

3

komputer juga harus diperhatikan demi menunjang kemampuan manusia dalam mengelola suatu Sistem Informasi Manajemen.

BAB II

PEMBAHASAN

Sistem Informasi Manajemen merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang sejak tahun 1960an. Walaupun tidak terdapat konsensus tunggal, secara umum Sistem Informasi Manajemen didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi. Sistem Informasi Manajemen juga dikenal dengan ungkapan lainnya seperti: “Sistem Informasi”, “Sistem Pemrosesan Informasi”, “Sistem Informasi dan Pengambil Keputusan”. Sistem Informasi Manajemen menggambarkan suatu unit atau badan yang khusus bertugas untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi informasi untuk keperluan manajerial organisasi dengan memakai prinsip sistem. Dikatakan memakai prinsip sistem karena berita yang tersebar dalam berbagai bentuk dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang kemudian dirumuskan menjadi suatu informasi (Sentranet, 2013).

A. Sistem

Semua sistem memiliki 3 (tiga) unsur atau kegiatan utama, yaitu:

1.      Menerima data sebagai masukan ( input).

2.      Memproses data dengan melakukan perhitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran perkiraan dan lain-lain.

3.      Memperoleh informasi sebagai keluaran(output).

Prinsip ini berlaku baik untuk sistem informasi manual, elektromekanis maupun komputer.

Gambar. Pengolahan data

4

Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu untuk mencapai suatu tujuan. Unsur-unsur yang mewakili suatu sistem secara umum adalah masukan (input), pengolahan (proses) dan keluaran (output). Di samping itu sistem senantiasa tidak lepas dari lingkungan sekitarnya, maka umpan balik (feedback) dapat berasal dari output akan tetapi dapat juga berasal dari lingkungan sistem yang dimaksud (Djumiarti, 2013).

Suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsystem). Misalnya, sistem komputer terdiri dari subsistem perangkat keras dan subsistem perangkat lunak. Masing-masing subsistem dapat terdiri dari subsistem-subsistem yang lebih kecil lagi atau terdiri dari komponen-komponen. Subsistem perangkat keras (hardware) dapat terdiri dari alat masukan, alat pemroses, alat keluaran dan simpanan luar . Subsistem-subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Interaksi dari subsistem-subsistem sedemikian rupa, sehingga dicapai suatu kesatuan yang terpadu atau terintegrasi (integrated). Anda dapat membayangkan, bagaimana seandainya sistem komputer yang Anda miliki, masing-masing komponennya saling beker ja sendiri-sendiri tidak terintegrasi, maka tujuan dari sistem komputer tersebut tidak akan tercapai (Pangestu, 2013).

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut ini:

1.      Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (phisical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.

2.      Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine

5

system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi akuntansi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

3.      Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4.      Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sistem ini beker ja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatip tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini mener ima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifat terbuka dan terpengaruh oleh lingkunngan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatip tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis, terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja. Gambar berikut menunjukkan sistem yang terbuka untuk sistem pengendalian persediaan.

6

Gambar. Sistem terbuka pengendalian persediaan

Pada sistem terbuka ini, pengendalian persediaan barang ditangani oleh manusia. Dari hasil laporan yang dihasilkan komputer, dipilih satu persatu unit barang yang sudah lebih kecil atau sama dengan reorder point untuk dilakukan pembelian. Bandingkan dengan sistem yang secara relatif tertutup berikut ini.

Gambar. Sistem tertutup pengendalian persediaan

B. Data dan Informasi

Yang berkaitan dengan sistem adalah data dan informasi. Kebanyakan orang mengartikan data dan informasi dengan pengertian yang sama, namun bagi kajian ilmiah atau kaum profesional , dua pengertian tersebut mengandung perbedaan yang mendasar. Data merujuk pada fakta-fakta baik berupa angka-angaka, teks, dokumen, gambar, bagan, suara yang mewakili diskripsi verbal atau kode-kode tertentu dan semacamnya. Apabila data tersebut telah di saring

7

dan diolah melalui pengolahan sehingga memiliki arti dan nilai bagi seseorang, maka data tersebut berubah menjadi informasi. Jadi yang dimaksud dengan informasi adalah semua data yang telah diolah dan memiliki arti bagi pihak pemakai. Dengan demikian yang dipakai orang di dalam membuat keputusan adalah informasi, bukan data.

Oleh sebab itu ciri pokok dari suatu data adalah fakta. Data barulah menjadi informasi pada saat mereka digunakan untuk tujuan tertentu atau apabila mereka menyebabkan timbulnya aksin atau penambahan pengetahuan tertentu. Data terutama harus mengalami berbagai macam pengerjaan sebelum bermanfaat sebagai informasi. Data merupakan bahan dasar untuk proses pengerjaan, dan informasi menjadi produk selesainya.

Contoh-contoh data adalah Nomor Induk Mahasiswa yang tercatat di bagian akademik Universitas Paramadina, Nomor Induk Kependudukan kota Jakarta Selatan yang tercatat di Kantor Capil dan kependudukan, Jadwal penerbangan di Bandara Ahmad Yani Semarang. Tetapi apabila seseorang menghubungi loket bandara untuk melihat jalur penerbangan ke Jakarta lengkap dengan keterangan kapan waktu terbang, berapa harga tiket, maka yang dia tanyakan kepetugas di bandara adalah informasi. Untuk dapat memperoleh informasi, pemakai data harus mengetahui jenis keterangan yang diperlukan dan bagaimana sistem penyimpanan datanya. Dalam contoh jadwal penerbangan di atas, pikiran manusia (petugas counter) dengan ditunjang perkakas komputer melakukan proses pemilihan data dan menyajikannnya untuk dapat dipergunakan sebagai informasi yang bermakna. Sesungguhnya jasa yang ditawarkan oleh agen perjalanan adalah penyediaan informasi yang tepat dan cepat kepada konsumen, untuk selanjutnya informasi dikumpulkan kembali, disimpan dan kelak dimanfaatkan dan berfungsi sebagai data kembali. Dari penjelasan di atas secara singkat dapat dirumuskan bahwa data adalah fakta yang tidak sedang digunakan dalam proses pengambilan keputusan, biasanya dicatat diarsipkan tanpa maksud untuk segera di ambil kembali untuk pengambilan keputusan. Sebaliknya informasi adalah data yang telah diambil kembali, diolah atau digunakan untuk memberi dukungan keterangan bagi pengambil keputusan.

Informasi adalah data yang sudah disusun sedemikian rupa sehingga bermakna dan bermanfaat karena dapat dikomunikasikan kepada seseorang yang akan menggunakannya dalam proses pengambilan keputusan. Dengan demikian informasi yang mempunyai kualitas tinggi akan menentukan efektivitas pengambilan keputusan.

8

Ada tiga pilar utama yang menentukan kualitas informasi (Wahyudi Kumorotomo, 1997:

7)   yakni akurasi, ketepatan waktu dan relevansi, lebih lanjut diungkapkan secara lengkap tentang syarat-syarat informasi yang baik yakni :

·         Ketersediaan (availability)

Sudah  barang  tentu  syarat  yang  mendasar  adalah  tersedianya  informasi  itu  sendiri,

informasi harus dapat diperoleh bagi orang yang hendak memanfaatkannya.

·         Mudah dipahami (comprehensibility)

Informasi  harus  mudah  dipahami  oleh  pembuat  keputusan,  baik  informasi  tersebut

diperuntukkan dalam pembuatan keputusan yang sifatnya rutin maupun strategis. Informasi yang rumit dan berbelit-belit hanya akan membuat kurang efektifnya keputusan manajemen

·         Relevansi

Informasi yang diperlukan adalah yang benar-benar relevan dengan permasalahan, misi dan tujuan organisasi.

·         Bermanfaat

Informasi harus tersaji kedalam bentuk-bentuk yang memungkinkan pemanfaatannya oleh organisasi yang bersangkutan.

·         Tepat waktu

Informasi harus tersedia tepat pada waktunya, syarat ini utamanya sangat penting pada saat organisasi membutuhkan informasi ketika manajer hendak membuat keputusan yang krusial.

·         Keandalan

Informasi harus diperleh dari sumber-sumber yang dapat diandalkan kebenarannya. Pengolah data atau pemberi informasi harus dapat menjamin tingkat kepercayaan yang tinggi atas informasi yang disajikan.

·         Akurat

Syarat ini mengharuskan informasi harus bersih dari kesalahan dan kekeliruan. Ini berarti

juga bahwa informasi harus jelas dan secara akurat mencerminkan makna yang terkandung dari data pendukungnya.

9

·         Konsisten

Informasi tidak boleh mengandung kontradiksi di dalam penyajiannya, karena konsistensi merupakan syarat penting bagi dasar pengambilan keputusan.

Tampak bahwa ada berbagai macam syarat yang harus dipenuhi bagi informasi untuk kepentingan manajemen. Pengolah data atau penyedia informasi harus mempertimbangkan segi-segi waktu penyajian isi, format maupun segi-segi lain dari informasi tersebut. Ini dapat dipahami karena dalam organisasi modern, kualitas informasi yang dipergunakan dalam manajemen itulah yang akan menentukan efisiensi dan efektifitas organisasi yang bersangkutan.

C. Manajemen

Berikutnya manajemen atau ilmu manajemen terhadap informasi. Manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengawasan dalam rangka untuk mencapai tujuan yang ditetapkan (Gaol, 2008). Dari prinsip-prinsip administrasi klasik, kegiatan yang dilakukan oleh seorang manajer tercakup dalam akronim POSDCORB (planning, organizing, staffing, directing, coordinating/controlling, budgeting). Lebih ringkas lagi, kegiatan manajemen tercakup dalam tiga kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian.

Di dalam perencanaan, manajer mendefinisikan tujuan organisasi, menentukan arah tindakan bagi organisasi, serta menentukan langkah-langkah strategis guna mencapai tujuan organisasi. Dalam pengorganisasian, manajer mengatur atau menata kegiatan-kegiatan operasional supaya sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai, antara lain dengan mengadakan pembagian kerja, penetapan struktur kewenangan dan rantai komando, penempatan pegawai dalam satuansatuan organisasi dan sebagainya. Pengendalian manajer mengadakan evaluasi apakah prestasi yang dicapai oleh organisasi telah sesuai dengan standar baku yang telah ditetapkan.

D. Sistem Informasi Manajemen

Dari semua pengertian di atas mengenai sistem, informasi, dan manajemen, Sistem Informasi Manajemen dapat disimpulkan bahwa tujuan dibentuknya Sistem informasi manajemen adalah supaya organisasi memiliki suatu sistem yang dapat diandalkan dalam

10

mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen baik yang berkaitan dengan keputusan keputusan rutin maupun keputusan-keputusan strategis.

Dengan demikian Sistem Informasis Manajemen adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Lebih lengkapnya Sistem Informasis Manajemen adalah jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam organisasi dan disatukan apabila di pandang perlu, dengan maksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu diperlukan, baik data yang bersifat intern maupun yang bersifat ekstern, untuk dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Sistem Informasi Manajemen merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi. SIM tergantung dari besar kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistem-sistem informasi sebagai berikut:

1.        Sistem informasi akuntansi (accounting information system),menyediakan informasi dari transaksi keuangan.

2.        Sistem informasi pemasaran (marketing information system), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.

3.        Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information system).

4.        Sistem informasi personalia (personnel information systems).

5.        Sistem informasi distribusi (distribution information systems).

6.        Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).

7.        Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).

8.        Sistem informasi analisis kredit (credit analiysis information systems).

9.        Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).

10.    Sistem informasi teknik (engineering information systems).

Semua sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah (lower level management),

11

managemen tingkat menengah (middle level management) dan manajemen tingkat atas (top level management).

Top level management dengan executive management dapat terdiri dari direktur utama (president), direktur (vise-president) dan eksekutif lainnya di fungsi-fungsi pemasaran, pembelian, teknik, produksi, keuangan dan akuntansi. Sedang middle level management dapat terdiri dari manajer-manajer devisi dan manajer-manajer cabang. Lower level management disebut degan operating management dapat meliputi mandor dan pengawas.

Top level management disebut juga dengan strategic level, middle level management dengan tactical level dan lower management dengan tehcnical level.

Gambar. Informasi dan SIM untuk semua tingkat manajemen

E. Pengolahan Komputer

Semula komputer tidak direncanakan untuk pengolahan informasi, tetapi kini terutama justru diterapkan dalam bidang ini. Persyaratan teknis sebuah sistem informasi manajemen berdasarkan komputer secara singkat, adalah:

12

F. Sistem Informasi Manajemen Di Mata User

Kebanyakan pemakai sistem informasi manajemen berdasarkan komputer adalah sebagai berikut:

13

Petugas administrasi dapat merasakan bertambahnya kebutuhan akan masukan (input) pada saat upaya SIM dimulai dan sebuah database sedang disusun. Prosedur baru untuk mengendalikan data akan ditetapkan. Proses administrasi akan berubah dengan memakai alat-alat online seperti unit peraga, alat pencetak, dan alat untuk memasukkan data. Para petugas di seluruh bagian organisasi akan diminta melaporkan informasi yang sebelumnya mereka simpan dalam arsip atau “catatan rahasia” mereka sendiri.

Para penyelia tingkat pertama akan membutuhkan lebih banyak masukan data tetapi akan merasakan peningkatan besar dalam pemer olehan informasi. Informasi keadaan juga akan dicapai secara jauh lebih mudah. Model-model keputusan dapat membantu perkiraan pertama dalam pemecahan persoalan misalnya penjadualan. Laporan cenderung menjadi lebih informatif dan cepat. Analisis dan laporan khusus lebih mudah diperoleh. Umpan balik berbagai prestasi enjadi lebih besar frekuensinya.

Staf ahli yang membantu manajemen tingkat lebih tinggi mendapat manfaat besar dari kemampuan SIM. Database diselidiki untuk kemungkinan sesuatu persoalan. Datanya dianalisis guna menemukan pemecahan yang mungkin. Model per encanaan dipakai untuk menghasilkan pendekatan pertama rencana yang akan diperiksa manajer. Model dasar tersebut memberikan cara-cara penelitian dan rancangan, sementara para staf ahli merumuskan data untuk kebutuhan manajerial.

Manajer pada semua tingkat mempunyai kemampuan baru untuk memper oleh informasi yang relevan dengan fungsi mereka. Untuk pengambilan keputusan, sistem tersebut dapat memberikan saran pemecahan yang optimal secara langsung atau dapat memberikan analisis manusia/mesin dan prosedur keputusan untuk membantu dalam mencapai sebuah keputusan yang baik. Sebagai contoh, seorang manajer untuk suatu ketersediaan barang akan memprogram pengambilan keputusan dalam banyak kasus, misalnya perihal jumlah pesanan. Dalam situasi rumit seperti pesanan sebuah tempat muatan kendaraan untuk mencapai pembelian yang ekonomis, mungkin algoritma optimisasi tidak dipakai, tetapi sebuah prosedur keputusan diadakan untuk membantu manajer dalam mencapai sebuah pemecahan yang memuaskan. Perencanaan dibantu oleh model perencanaan disertai sebuah dialog manusia/mesin untuk mengadakan percobaan pemecahan.

14

Secara ringkas, pengolahan rutin paling sedikit terpengaruh oleh penerapan rancangan SIM. Petugas administrasi akan menyiapkan data yang kurang lebih sama, tetapi akan terdapat persyaratan data tambahan, dan semakin banyak alat onlie dipakai. Persyaratan data pada semua tingkat personalia akan ber kembang, tetapi akan terjadi peningkatan tersedianya informasi terbaru yang akurat. Laporan, jawaban atas permintaan informasi, analisis, perencanaan dan pengambilan keputusan akan mendapat pengolahan dan dukungan informasi lebih baik.

G. Pokok-Pokok Sistem Informasi Manajemen

Sebuah sistem informasi manajemen mengandung elemen-elemen fisik sebagai berikut:

1.      Perangkat keras komputer

2.      Perangkat lunak:

a.  Perangkat lunak sistem umum

b.  Perangkat lunak terapan umum

c.  Program aplikasi

3.      Database (data yang tersimpan dalam media penyimpanan komputer)

4.      Prosedur

5.      Petugas Pengoperasian

Dalam hal penerapan, sebuah subsistem terapan yang lengkap terdiri dari:

·      Program untuk melaksanakan pengolahan komputer.

·       Prosedur untuk membuat terapan menjadi operasional (formulir, petunjuk untuk operator, petunjuk untuk pemakai, dan seterusnya).

Subsistem terapan dapat diuraikan dalam bentuk fungsi keorganisasian yang mendukung (pemasaran, produksi, dan sebagainya) atau dalam bentuk jenis kegiatan yang tengah dilaksanakan.

H. Pengambilan Keputusan

Pemilihan solusi terbaik dapat dipilih dengan berbagai cara. Herry Mintzberg, seorang ahli manajemen telah mengidentifikasi tiga pendekatan (Raymond McLeod & Schell, 2008):

15

1.      Analisis – Evaluasi atas pilihan-pilihan secara sistematis, dengan mempertimbangkan konsekuensi pilihan-pilihan tersebut pada tujuan organisasi. Salah satu contohnya adalah pertimbangan yang dilakukan oleh para anggota komite pengawas SIM untuk memutuskan pendekatan mana yang harus diambil dalam mengimplementasikan sistem informasi eksekutif.

2.      Penilaian – Proses pemikiran yang dilakukan oleh seorang manajer. Sebagai contoh adalah manajer produksi yang menerapkan pengalaman dan intuisi dalam mengevaluasi gambar pabrik baru yang diusulkan dari model matematika.

3.      Penawaran – Negosiasi antara beberapa manajer. Salah satu contoh adalah proses member dan menerima yang berlangsung antara para anggota eksekutif mengenai pasar yang mana yang harus dimasuki selanjutnya. Di sinilah tempat di mana pengaruh politik dalam perusahaan dapat dilihat dengan jelas.

Ketiga cara tersebut dapat digunakan dalam pemilihan alternatif untuk menyelesaikan masalah atau dalam pengambilan keputusan pada proses bisnis yang penting.

Proses keputusan dapat dianggap sebagai sebuah arus dari penyelidikan sampai perancangan dan kemudian pada pemilihan. Tetapi pada setiap tahap hasilnya mungkin dikembalikan ke tahap sebelumnya untuk dimulai lagi. Jadi tahapan tersebut merupakan unsur-unsur sebuah proses bersinambung. Sebagai contoh, pilihan mungkin menolak semua alternatif dan kembali ke tahap perancangan untuk menerbitkan pemecahan tambahan.

Gambar. Bagan arus proses pengambilan keputusan

Kekuatan yang menggerakkan proses pengambilan keputusan dapat berupa ketidakpuasan atas keadaan saat itu atau imbalan yang diharapkan dari keadaan baru. Dalam

16

kasus ketidakpuasan, kekuatan penggerak adalah penemuan sebuah persoalan. Dalam hal imbalan yang diharapkan, adalah hasil pencarian peluang. Cara lain untuk menjelaskan proses pengambilan keputusan adalah dalam arti suatu kegiatan berkesinambungan yang digerakkan oleh sebuah sasaran mengubah sistem (bisnis, departemen, keluarga dan sebagainya) dari keadaan sekarang menjadi suatu keadaan yang diharapkan atau tujuan mengakibatkan suatu pencarian cara mencapainya. Proses ini sering disebut “analisis cara tujuan” (means-end analysis).

Beberapa model pengambilan keputusan lebih banyak menekankan pada umpan balik hasil keputusan. Sebagai contoh, Rubenstein dan Haberstroh mengusulkan langkah-langkah berikut ini :

1.      Pengenalan persoalan atau kebutuhan untuk pengambilan keputusan.

2.      Analisis dan laporan alternatif-alternatif.

3.      Pemilihan di antara alternatif yang ada.

4.      Komunikasi dan pelaksanaan keputusan.

5.      Langkah lanjutan dan umpan balik hasil keputusan.

BAB III

PENUTUP

Sistem informasi dari suatu organisasi tidak akan pernah dapat diotomatisasikan sepenuhnya atau menyeluruh. Namun demikian, suatu sistem informasi manajemen sangat mungkin dan praktis apabila didasarkan pada rencana keseluruhan yang bagus serta dikembangkan oleh personil sistem yang terlatih, untuk itu diperlukan partisipasi manajemen dan sumber keuangan yang memadai.

Sistem informasi yang melayani tugas utama organisasi harus bersifat silang fungsional dan harus terus-menerus diperbaiki demi menjaga kesinambungan efektivitasnya. Tugas utama organisasi seringkali dilayani oleh sistem penopang keputusan/Decision Support System(DSS) yang di dalamnya berisi model, database dan manajer yang berinteraksi langsung.

Integrasi sistem informasi merupakansalah satu konsep kunci dari sistem informasi manajemen. Berbagai sistem dapat saling berhubungan satu dengan yang lain dengan berbagai cara yang sesuai dengan keperluan integrasinya. Sebagian besar organisasi akan memperoleh kemanfaatan yang besar dari meningkatnya derajat integrasi sistem informasi yang mereka miliki. Interaksi antara manajer dan mesin adalah kaitan antara manajer dan mesin, yaitu suatutitik dimana mereka bisa saling “berkomunikasi” secara tradisional sistem komputer masih sering membuat para manajer “frustasi”, tetapidengan adanya perkembangan baru, seperti bahasa produktivitas, pelatihan (training), sepertinya cukup membantu memecahkan masalah ini.

DAFTAR PUSTAKA

Sumber :

Arifatul Ronansyah (211000021). 2013. Makalah Sistem Informasi Manajemen. Universitas Paramadina

Website: https://www.academia.edu/5305738/Makalah_Sistem_Informasi_Manajemen_Management_Information_System

Buku:

Gaol, C. J. (2008). Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi. Jakarta: Grasindo.

Raymond McLeod, J., & Schell, G. P. (2008). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.

Dokumen Website:

Djumiarti, T. (2013, October 22). Undip. Retrieved from Undip Web Site:

http://eprints.undip.ac.id/9848/1/BUKU_AJAR_SIM_Publik_UTK_Mhs.pdf

Ismail, M. (2013, October 22). UMM. Retrieved from UMM We Site:

http://directory.umm.ac.id/SI-PT/akuntansi-mutia.pdf

Pangestu, D. W. (2013, October 22). IlmuKomputer.Com. Retrieved from IlmuKomputer.Com Web Site: ilmukomputer.com

Sentranet. (2013, October 22). Sentranet. Retrieved from Sentranet Web Site: http://www.sentranet.co.id/component/content/article/46-ict-world/93-apa-itu-sistem-informasi-manajemen.html

BAB I

Pembahasan

I. PENGERTIAN ORGANISASI

Sebelum kita mengetahui arti penting organisasi perusahaan, terlebih dahulu kita mengetahui apa itu arti dari organisasi tersebut. Organisasi adalah suatu penyusunan suatu anggota dalam bentuk struktur organisasi untuk mencapai suatu tujuan organisasi yang di rencanakan dengan sumber daya yang dimiliki. Organisasi juga memiliki dua aspek yang sangat penting yaitu aspek Departemensasi dan aspek Pembagian Kerja.

Aspek Departemensasi adalah pengelompokan kegiatan kerja dari suatu organisasi agar kegiatan yang di laksanakan saling berhubungan dan dapat dikerjakan secara bersamaan. Sedangkan Aspek Pembagian Kerja adalah sebgai perincian tugas dari pekerja agar setiap indivudu bertanggung jawab atas sekumpulan kegiatan yang terbatas.

Lalu pengertian organisasi lainnya menurut Mills dan Mills dalam Teori Organisasi dan Administrasi (Kusdi, 2009:4) mengatakan “organisasi adalah kolektivitas khusus manusia yang aktivitasnya terkontrol dan terkoordinasi dalam dan untuk mencapai suatu tujuan.” Selain itu menurut Chester I. Bernard, “organisasi adalah adanya suatu sistem aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.”

Organisasi merupakan proses untuk merancang struktur yang formal, jadi organisasi dapat diartikan juga sebagai berikut :

1.      Organisasi dalam Arti Badan yaitu kelompok orang yang bekerja sama dalam mencapai suatu tujuan

2.      Organisasi dalam Arti Bagan yaitu gambaran skema tentang hubungan kerjasama dari orang-orang yang terlibat dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan.

Organisasi tersebut juga memiliki struktur organisasi yang dapat diartikan sebagai mekanisme formal yang dapat diolah. Struktur tersebut terdiri dari :

·         Unsur Spesialisai Kerja

·         Koordinasi

·         Standarisai

·         Desentralisasi

Selain memiliki struktur organisasi, suatu organisasi pun memiliki unsur-unsur organisasi yang mendasar yaitu : 
- Adanya pembagian Tugas
- Adanya tujuan bersama yang di capai
- Adanya keinginan untuk bekerja sama
- Adanya suatu kerjasama antara dua orang atau lebih

Kemudian organisasi pun memiliki tujuan organisasi, tujuan organisasi berbeda dengan sasaran. Etiozini mengatakan bahwa tujuan organisasi adalah keadaan yang di inginkan oleh organisasi yang dikaitkan dengan tujuan yang ingin di capai yang dinyatakan dalam suatu pernyataan, serta memperkirakan tentang keadaan yang akan datang. Dua unsur dari pada tujuan tersebut adalah :

·         Hasil akhir yang ingin di capai

·         Kegiatan yang dilakukan saat ini untuk mencapai tujuan tersebut

Berbeda dengan Etiozini, Manullang Davis membagi tujuan menjadi 3 jenis yaitu :

§  Tujuan Primer : Berupa nilai ekonomis yang di berikan baik langsung maupun tidak kepada masyarakat dalam bentuk pembuatan barang jasa

§  Tujuan Kolateral : Nilai umum dalam pengertian yang luas demi kebaikan masyarakat

§  Tujuan Skunder : berkenaan dengan nilai ekkonomis dan evektivitas pencapaian tujuan di atas

Setelah kita mengetahui tentang organsasi hendaklah kita ketahui juga apa itu Manajemen, karena Organisasi Perusahaan berhubungan juga tentang Manajemen.

Manajemen adalah proses kegiatan pencapaian tujuan melalui kerjasama antar manusia. Rumusan tersebut mengandung pengertian adanya hubungan timbal balik antara kegiatan dan kerja sama di satu pihak dengan tujuan di pihak lain. Untuk mencapai tujuan tersebut harus di bentuk organisasi. Jika dapat di artikan fungsi organisasi sebagai alat untuk manajemen mencapai suatu tujuan

II. PENGERTIAN ORGANISASI PERUSAHAAN

Diatas kita telah mengetahui apa itu pengertian Organisasi dan Manajemen, sekarang kita akan membahas tentang pengertian dari Organisasi Perusahaan. Organisasi perusahaan adalah terdapat orang-orang yang suatu usahanya dapat di koordinasikan, dan tersusun dari jumlah subsistem yang salinh bergantungan dan berhubungan satu dengan yang lainnya, kemudian berkerja sama atas dasar dari pembagian pekerjaan, peran dan wewenang.

Penggertian organisasi perusahaan menurut Kast dan Rosenzwig adalah :

§  Terdiri dari orang yang berorientasi pada tujuan

§  Suatu subsistem manajerial, teknik, struktural, dan pisikososial

§  Adanya subsistem yang lebih luas

III. ARTI PENTING ORGANISASI DALAM PERUSAHAAN 
-  Adanya fungsi delegasi yaitu dengan organisasi kita dapat dengan mudah memisahkan fungsi dari delegasi setiap pekerjaan. Dari organisasi ini dapat dengan mudah mengetahui posisi mana yang cocok untuk di delegasikan. 
- Terciptanya bayangan untuk kesuksesan bisnis yaitu dengan adanya organisasi kita telah memikirkan terlebih dahulu bisnis apa yang ingin di rencanakan. Divisi dan posisi apa saja yang akan bisa tergambar dengan jelas. 
- Mudahnya pengembangan SDM yaitu dengan organisasi kita dapat mengetahui perusahaan mana saja yanng membutuhkan SDM yang cukup. Organisasi juga dapat menjadi alat untuk melakukan perekrutan karyawan. Dengan adanya organisasi kita dapat mendapatkan SDM yang berkualitas. Dan bagi karyawan organisasi akan menjadi dorongan untuk menjadi yang lebih baik nantinya, karena mereka mengetahui jabatan yang ada di atasnya dan akan memikirkan untuk mencapai posisi tersebut.
- Bentuk Organisasi Perusahaan

Selain arti penting organisasi perusahaan, terdapat juga bentuk-bentuk dari organisasi perusahaan tersebut yaitu :

·         Perusahaan Perorangan

Perusahaan perseorangan biasanya mencangkup perusahaan yang lebih kecil skalanya. Perusahaan ini termasuk perusahaan yang populer karena cepat untuk pengambilan keputusan dan mudah untuk di dirikan, kemudian biyaya pengelolaannya pun relatif rendah.

·         Perusahaan Persekutuan

Perusahaan persekutuan yaitu perusahaan yang dijalankan usaha di bawah milik bersama. Pemiliknya lebih dari satu orang dan dapat disebut partner atau sekutu. Dalam perusahaan persekutuan ada yang disebut Firma dan ada yang di sebut persekutuan komanditer.

·         Perusahaan Perseroan

Didirikan berdasarkan suatu perjanjian dan melakukan suatu usaha dengan modal dasar yang berasal dari saham. Dan dengan demikian setiap orang yang memiliki saham disebut pemegang saham dan di sebut sebagai pemiliknya. Kemudian tanggung jawab yang terbesar di pegang oleh pemegang saham yang paling besar.

BAB II

PERUSAHAAN DAN ORGANISASI

A.    Sejarah Perusahaan

Nama PRALON telah dikenal sejak tahun 1963 sebagai pelopor dibidang pipa PVC. PRALON adalah merk pipa PVC (poly-vinyl-chloride) yang bermutu tinggi diproduksi oleh PT PRALON.

PT PRALON didirikan pada tanggal 13 mei 1973 dam mulai produksi pada tahun 1975 dengan penanam modal MARUBENI CORPORATION, ARON KASEI Co.Ltd dan Mr. The Ning King dengan saham masing-masing 46%, 44%, & 10 %. Dengan total jumlah saham 400.000.

Aktivitas bisnis di PT PRALON dilaksanakan oleh pekerja-pekerja dari indonesia dan hampir 100 % dari total produksinya dipasarkan untuk pasar domestik dan cenderung konsentrasi pada proyek-proyek pemerintah, pada tahun 1995 s/d tahun 1997 sebagian dari hasil produksi diekspor, hasil produksi PT PRALON juga selalu berpartisipasi dalam proyek-proyek yang sifatnya untuk kepentingan kemanusiaan dengan bekerja sama dengan badan-badan sosial internasional seperti UNICEF, CARE.

Karena kebijakan perusahaan yang mengutamakan kualitas, maka untuk pasaran bebas PT PRALON harus ekstra kerja keras untuk berkompetisi dengan pesaing-pesaing yang ada. PT PRALON berlokasi di jalan raya bogor Km 32,5 cimanggis, depok.

B.     Struktur Organisasi

Adapun penjelasan dari struktur organisasi PT PRALON yaitu :

1.      President director adalah jabatan paling tertinggi yang membawahi MR.

2.      MR adalah jabatan yang mewakili president director dengan dibantu oleh MR ass.

3.      PPIC adalah bagian yang membuat perencanaan dan peramalan produksi.

4.      ICT adalah bagian pendukung yang berfungsi sebagai ahli IT.

5.      Adm personalia adalah bagian yang berfungsi untuk merekrut SDM dan adm pembayaran gaji karyawan.

6.      Factory adalah seorang manajer pabrik yang bertanggung jawab di pabrik.

7.      Purchasing adalah bagian untuk mengurusi pembelian bahan matrial atau spare part mesin dan lain-lain ke suplier.

8.      Finance & accounting adalah bagian yang bertanggung jawab dibagian keuangan perusahaan.

9.      Sales & marketing adalah bagian yang memasarkan produk-produk perusahaan.

10.  Warehouse adalah bagian yang bertanggung jawab penempatan produk jadi dan stocknya.

11.  Delivery adalah bagian yang mengurusi pengiriman produk yang akan dikirim.

12.  Maintenance adalah bagian yang bertanggung jawab terhadap perawatan dan perbaikan mesin-mesin perusahaan.

13.  Production matrial adalah bagian yang mengurusi bahan baku matrial yang baru sampai dikirim oleh suplier.

14.  Fitting adalah bagian yang memproduksi pipa hand made fitting.

15.  Production plan II adalah bagian yang memproduksi pipa ukuran diameter besar.

16.  Production plan I adalah bagian yang memproduksi pipa ukuran diameter kecil.

17.  Quality control adalah bagian yang bertanggung jawab terhadap kualitas produk jadi.

18.  R & D adalah bagian yang mengembangkan produk dengan penelitian.

Dari penjelasan struktur organisasi PT PRALON diatas adapun gambar struktur organisasinya terlampir dalam gambar sebagai berikut.

C.    Manajemen Personalia

1.      Klasifikasi karyawan

PT PRALON memiliki + 500 karyawan di dua plant, plant cimanggis dan plant karawang.sekitar 20 % karyawan produksi di PT PRALON merupakan perempuan yang ditempatkan di produksi injection moulding. Pendidikan karyawan produksi PT PRALON minimal SMA/SMK sederajat.

2.      Sistem perekrutan karyawan

PT PRALON memberikan informasi di internet. Sistem prekrutan karyawan di PT PRALON dengan tes tulisan, dimana karyawan baru akan diberikan beberapa pertanyaan dalam bentuk lembaran kertas. Tes kedua yaitu tes wawancara dengan staff HRD, setelah itu karyawan baru akan ditraining selama 3 bulan dan ditentukan penempatan bagiannya.

3.      Kesejahteraan karyawan

PT PRALON dalam mensejahterahkan karyawan dengan membentuk koperasi karyawan serta mendaftarkan karyawan ke jaminan tenaga sosial saat ini bernama BPJS ketenagakerjaan untuk menjamin masa tua karyawan dan untuk jaminan kesehatannya menggunakan asuransi PT BINTANG Tbk.

4.      Serikat pekerja

PT PRALON mulai terdaftar di serikat pekerta SPKEP-SPSI (serikat pekerja kimia energi dan pertambangan-serika pekerja seluruh indonesia) tahun 1998 dan aktif dalam kegiatan serikat pekerja wilayah depok dan jawa barat sampai dengan sekarang.

Sumber:

·         Pengantar Manajemen, Gunadarma

·         Sukanto R dan T. Hani Handoko, Organisasi Perusahaan : Teori, Struktur dan Prilaku.     BPFE, Yogyakarta

·      Widyatmini dan Izzati A, Buku Pengantar  Organisasi dan Metode, Gunadarma

·      Pt.Pralon, Struktur Organisasi Perusahaan

·      http://ariiefrahman.blogspot.co.id/2014/10/organisasi-perusahaan.html diakses (31-12-2017)